Dogodek je zaznamoval uradni začetek projekta, kjer so se zbrali predstavniki partnerskih organizacij, da bi določili cilje projekta, pojasnili pričakovanja in spodbujali sodelovanje. V treh dneh so udeleženci razpravljali o izvajanju projekta, administrativnih zadevah ter sodelovali v dragocenih aktivnostih za krepitev timskega duha.

Srečanje se je začelo s prihodom udeležencev v Ljubljano, temu pa je sledil topel sprejem projektne vodje iz ŠUS-a. Predstavila je cilje projekta PLAYFUL AGEING, pri čemer je poudarila pomen sodelovanja in skupne vizije med partnerji. Sledila je seja »Spoznajmo se«, kjer je vsaka partnerska organizacija predstavila svoje dejavnosti in razloge za sodelovanje v projektu. Ta uvodna seja je spodbujala odprto komunikacijo in postavila temelje za sodelovalno okolje. Prvi dan se je zaključil s celovito predstavitvijo projekta PLAYFUL AGEING s strani ŠUS-a, ki je zajemala razvoj projekta, cilje in možen vpliv. Sledila je živahna razprava, kjer so partnerji postavljali vprašanja in podali svoje začetne misli.

Drugi dan je potekal v Kranjski Gori, prihodnjem prizorišču mednarodnega košarkarskega turnirja za rekreativne igralce seniorje, ki je pomemben dogodek v poznejši fazi projekta. Dan se je začel s predstavitvijo delovnega načrta projekta s strani ŠUS-a, kjer so bili izpostavljeni ključni mejniki, pričakovani rezultati in celotni časovni okvir. Udeleženci so razpravljali o odgovornostih vsakega partnerja ter se osredotočili na prispevek posameznih organizacij k projektu. Popoldne so udeleženci uživali v slikovitem sprehodu po Kranjski Gori, vključno z obiskom športne infrastrukture, kjer bo potekal turnir seniorjev. Popoldanska seja je bila osredotočena na podroben načrt izvajanja projekta PLAYFUL AGEING. Partnerji so se poglobljeno pogovarjali o ciljih projekta, pričakovanem vplivu, ključnih aktivnostih in vključevanju deležnikov. Predvideli so morebitne ovire pri izvedbi in udeleženci so razmišljali o rešitvah in strategijah za premagovanje teh izzivov. Na koncu seje so se dogovorili o smernicah in priporočilih za nadaljnje delo. Formalni dnevni red dneva se je zaključil s sejo o najboljših praksah, kjer je vsak partner delil primere uspešnih pobud iz svojih organizacij. Te razprave so navdihnile, kako bi lahko te modele prilagodili za korist projekta PLAYFUL AGEING.

Zadnji dan je bil osredotočen na administrativno in finančno upravljanje projekta. Srečanje se je zaključilo s sejo za končne misli in zaključke. Pregledali so ključne ugotovitve in se dogovorili o naslednjih korakih. Potrdili so časovni načrt za prihajajoče projektne aktivnosti ter utrdili načrt za nadaljnje sodelovanje.

Uvodno srečanje za projekt PLAYFUL AGEING je uspešno doseglo svoje cilje – predstavitev projekta, izgradnjo partnerstev in vzpostavitev jasne poti za nadaljnje delo. Izmenjava idej, deljenje najboljših praks in sodelovalni duh med partnerji so postavili trdne temelje za uspeh projekta. Partnerji so srečanje zapustili s skupnim občutkom zavezanosti in z novo energijo za prihodnje delo.